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RaphB Blog

Gestion des priorités et deadlines : les profils qui vont vous compliquer la tâche

25 Décembre 2013 , Rédigé par Raphaelle Publié dans #Management, #Entrepreneur

Dans l'univers professionnel, ces deux notions sont des incontournables du quotidien, du moins quand son travail nécessite un minimum d'organisation. Qu'il s'agisse de travailler sur un projet d'équipe (son équipe ou d'autres services/entreprises) ou pour mener à bien un projet pour son (ses) client(s), il sera souvent question de prioriser les taches ou de gérer des "deadlines" (limite de temps) mais que se passe-t-il lorsque des collaborateurs / managers ou clients viennent perturber une organisation bien rodée ?

Dans cet article je n'avais pas envie de me lancer sur des conseils organisationnels mais plutôt de partager quelques retours d'expérience sur ce qu'il ne faudrait pas faire en fonction de ces profils. Certains reconnaitrons peut-être dans ces descriptions des collègues, managers ou clients.

Gestion des priorités et deadlines : les profils qui vont vous compliquer la tâche

- Le collaborateur / client "pour hier"

On en a tous connu, c'est celui pour qui la notion du temps ne semble pas être la même que pour le reste de la planète puisque, quoiqu'il demande, il faudra réaliser la mission pour avant-hier.

Toujours dans le rush, et donc toujours tendu, il attendra la dernière minute pour vous donner les éléments (qu'il conserve parfois dans sa boîte mail depuis des semaines). Il saura bien évidemment reporter la pression sur vos épaules en notifiant l'urgence extrême de ce travail forcément vital.

Profil très contagieux surtout dans les milieux des agences de communication et chez les commerciaux. Attention cependant certains ont tendance à n'utiliser que l'urgence comme méthode de travail alors qu'il n'y en a pas toujours. A force ils s'exposent à des refus ou des lenteurs volontaires pour ne pas céder aux caprices, il faudrait leur rappeler l'histoire du "garçon qui criait au loup".

Ce genre de profil nécessite un peu de flexibilité, mais pas trop non plus sinon ils en usent et abusent. Il faut essayer de communiquer sur des process et donc des délais tout en gardant une certaine souplesse, le tout étant d'en savoir plus sur le vrai besoin pour le prioriser selon nos critères d'urgence.

- Le collaborateur qui ne sait pas gérer l'urgence

On est cette fois dans le profil inverse, qui je l'espère n'aura pas à travailler avec le précedent, sinon attention aux étincelles. Dans le cas présent il s'agit d'un collaborateur qui suivra un protocole de travail et un ordre défini avec peu de possibilités pour s'adapter à une phase de rush.

Typiquement c'est la personne qui face à un nombre important d'emails continuera à traiter les messages dans leur ordre d'arrivée (quite à perdre du temps sur certaines demandes), au lieu de survoler l'ensemble des messages pour extraire ceux à traiter en priorité et ceux qui peuvent être traités plus tardivement.

Dans tous les cas il vous faudra de la patience surtout dans les périodes denses, ainsi qu' un peu de diplomatie pour tenter de faire bouger les habitudes mais sans prendre le risque de bloquer la personne. Il ne faut pas que la personne se sente dépassée sinon c'est un risque d'immobilisme, ce qui est finalement pire que la lenteur.

- Le manager / client qui change en permanence d'avis

Un profil qui est souvent déroutant et peut-être finalement le plus compliqué à appréhender. Dans la constance, on peut trouver un certain équilibre des forces pour faire travailler plusieurs personnes ensemble, par contre quand un des éléments est d'avis (ou d'humeur) changeant(e) c'est toute la dynamique qui se retrouve menacée.

Il aura souvent de bonnes idées mais celles-ci vont se superposer, entrer en colision les unes avec les autres, s'écraser avant d'être restaurées à l'initial. L'inconvénient principal sera surement le manque de repères à long terme sur ce qui est conservé et rejeté.

La solution la plus durable est de tout mettre par écrit afin de garder étape par étape les changements réalisés/prévus, cela peut aussi servir de validation avant d'entamer un travail long et fastidieux. La deuxième astuce consiste à conserver plusieurs versions d'un document de travail pour pouvoir facilement revenir sur une idée précedante sans devoir tout modifier à nouveau.

La zenitude sera une qualité recommandée pour travailler en relation avec ce profil. Etre rigoureux dans la manière d'organiser ou de réaliser la tâche permettra de palier aux nombreux changements sans perdre trop de temps, finalement une manière de lier créativité et optimisation peut-être.

- Le manager / client qui n'a pas d'avis / d'idée

On attend souvent d'un manager ou d'un donneur d'ordre (un client par exemple) de savoir ce qu'il attend comme résultat final, mais c'est sans compter certaines personnalités un peu "floues" dans leurs attentes. Finalement dans ce cas là c'est à vous d'être force de propositions et de conseils. Il faudra savoir influer pour donner les directions sans forcément laisser croire que l'on veut prendre la décision finale car celle-ci doit être émise par le commanditaire.

C'est parfois une gymnastique difficile d'avoir cette sensation d'être au four et au moulin, il faut faire preuve de créativité ou de pro-activité sans jamais outrepasser son rôle. Il faut faire attention à ne pas se sentir frustré d'avoir l'impression de tout faire, sans pouvoir obtenir une certaine reconnaissance derrière pour avoir manager le projet quasi dans sa globalité.

Savoir prendre du recul et ne pas trop attendre de reconnaissance pour le travail fourni mais juste être fier de sa contribution.

En quelques exemples concrets

J'ai connu ces 4 profils différents dans plusieurs fonctions passées, on s'adapte à chacun de ses profils il n'empêche que j'aime à râler quand :

- on vient me demander en urgence un travail pour avant-hier, de le faire rapidement pour ensuite se rendre compte qu'une semaine plus tard le dossier "urgent" n'a pas évolué.

- j'ai la sensation de porter la période de rush seule face au reste du monde, parce que je collabore avec une personne qui ne sait pas gérer l'urgence et qui ne sait pas s'adapter (manque de flexibilité).

- j'ai l'impression de perdre mon temps à faire et refaire des tâches à chaque changement d'avis ou saute d'humeur, comme s'il n'y avait en plus que cela à faire dans le planning.

- on avance dans le brouillard sans ligne directrice et objectif clair, mais qu'il ne faudrait pas trop s'imposer en proposant des pistes de réflexions.

Il n'y a pas de mal à râler un peu mais seulement une fois que le travail est accompli. Et vous qu'est-ce qui vous agace quand on vient perturber votre organisation de travail ?

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